そもそも、「仕事量が多い」とはどういうことか

「仕事量が多い」と言いますが、具体的に何が多いのでしょうか。仕事には様々な種類があります。社内の会議、顧客との打ち合わせ、メールなど連絡業務、考える作業、情報収集、事務作業、待機、移動、などなど。「自分がやらなくてもいい作業」「すきま時間にできる作業」など自分で選別することができるかもしれません。

その仕事のゴールは
どこか

各仕事において求められているゴールはなんでしょうか。「途中段階で上司への報告が必要」という仕事もあれば「とりあえずたたき台を作る」という仕事もあります。自分が考えているゴールと上司や顧客の求めているゴールをすり合わせることで「今どこまでやればいいか」が明確になります。常に100点を目指すのは、素晴らしいことですが、一度この方法で仕事のゴールを見直してみてはいかがでしょうか。

全部自分でやろうと
していないか

全部自分でやった方が早い！忙しいとそんな気持ちになってしまいます。本来誰かのやるべき仕事を自分で巻き取ってしまっていないか。もともと自分がやっていたけれど、誰かにお願いした方が効率的な部分はないか。ツールを使って効率化や自動化できるところはないか。会議は全部出席しなければいけないのか。もう一度考えてみて、選んでもいいかもしれません。

来たタスクを全てすぐに
こなそうとしていないか

—時間のマトリックスの活用—
「仕事のできる人はレスが早い」と言いますが、本当にそうでしょうか。連絡やタスクにすべて即時対応をしようとすると、今まで行っていた作業が中断し、かえって非効率になることがあります。こんな時のために、仕事の優先度を決める方法を知っておきましょう。「時間管理のマトリックス」です。この方法はビジネスマンのバイブルと言われるような本で提唱されています。まず、仕事を緊急度と重要度に基づいて4象限に分類します。「緊急度と重要度、両方が高い」第一象限の仕事から始め、「緊急度は高くないが重要度が高い仕事」に注力します。そして「緊急度は高いが重要度の低い仕事」は自分がやる必要かどうかの検討をします。このように優先順位を明確にし、タスクを整理できます。

仕事の範囲は明確に
なっているか

チームの中での担当や仕事の分担、明確に線引きされていますか。責任感の強い方は、少し曖昧な部分を自主的に引き受けたりすることがあります。しかし上司や同僚と具体的にどこまでが範囲なのかを共有できれば、気持ちよく、お互いをサポートすることができるようになります。

仕事の忙しさ、
どうやって伝えているか

「仕事量が多い」「自分はこんなに大変なのだ」と訴えてもなかなか自分のイメージ通りには伝わりません。「忙しいのはみんな同じ」と返されてしまうこともあります。「何が大変なのか」に加えて「自分の負荷が減ることで、チームや組織にこんなメリットがある」という視点で語ることで周りを巻き込める可能性があります。伝え方で仕事量が変わるとしたら、どうでしょうか。

自分の状態を
確認しているか

ご自身のマインドスケール値を確認し、無理をしないことを心がけましょう。日々の変化は少しずつでも、1週間2週間と経つと、自覚のないまま大きな変化になっていることもあります。ほんの少しでも気になることがあればプライベートセッションでカウンセラーにご相談ください。思わぬ気づきにつながるかもしれません。

まとめ

7つの問いで、仕事量を整理する方法をお伝えしました。割り振られた仕事において、自分の裁量範囲は少ないと思いがちですが、視点を変えれば、工夫の余地がでてきます。余裕のない中でも、5分立ち止まって見直してみませんか。自分でできること、周りに働きかけられることを探してみてください。今日も自分らしい働き方ができますように。

読んでいただき、ありがとうございました。